जनसुनवाई -समाधान

• यह प्रणाली 25 जनवरी 2016 से जनपद स्तर पर प्रारम्भ की गयी थी|
• अन्य स्तरों पर यह प्रणाली 20 फ़रवरी 2016 से लागू की गयी|

• कंप्यूटर के वेब ब्राउज़र (Mozilla Firefox, Google Chrome) से इस यूoआरoएल के द्वारा - http://jansunwai.up.nic.in/ अथवा http://samadhan.gov.in/

• प्रमुख सचिव,जिलाधिकारी/SSP आदि के Login-Id, IGRS cell द्वारा उपलब्ध कराये गए है शेष अधिकारियों के Login-Id/Password अपने जनपद के जिला सूचना विज्ञान अधिकारी से प्राप्त कर सकते है
• अपने कार्यालय के प्रमुख सचिव एवं जनसुनवाई हेतु कार्यालय के नोडल अधिकारी का विवरण देकर jansunwai-up@gov.in पर ईमेल करें|

• प्रणाली के लॉग इन पेज पर नीचे की तरफ पासवर्ड रिसेट करने का आप्शन दिया गया है, जिस पर क्लिक करके पासवर्ड को रिस्टोर किया जा सकता है|

•‘सहायता/HELP’के आप्शन में प्रशिक्षण हेतु सामग्री उपलब्ध है|
•इसके अतिरिक्त शासन एवं लखनऊ स्थित विभागाध्यक्ष / निदेशालय स्तर के अधिकारी मुख्यमंत्री कार्यालय में स्थित लोक शिकायत अनुभाग -5 में प्रशिक्षण हेतु संपर्क कर सकते हैं|
•अन्य जनपदों में स्थित विभागाध्यक्ष / निदेशालय स्तर के अधिकारी तथा मंडल, जनपद इत्यादि स्तर के अधिकारी अपने जनपद के जिला सूचना विज्ञान अधिकारी (NIC) से संपर्क कर प्रशिक्षण प्राप्त कर सकते हैं |

•लॉग इन करने के पश्चात् बाये ओर मेनू बार पर स्थित विभिन्न मेनू विकल्पों का प्रयोग करके कार्य प्रारंभ कर सकते है।
•जनसुनवाई पोर्टल पर कार्य करने हेतु प्रशिक्षण वीडियो , यूजर मनुअल तथा FAQ लॉग इन करने के पश्चात बाये ओर स्थित मेनू बार (वर्किंग बोर्ड) में ‘सहायता/HELP’ आप्शन में उपलब्ध हैं जिनको देखकर/पढ़कर इस सिस्टम की कार्य प्रणाली को समझा जा सकता है|

•डैशबोर्ड आपको प्राप्त समस्त सन्दभों का संक्षिप्त विवरण है| यहाँ से आप विभिन्न रिपोर्ट्स प्रिंट कर सकते हैं| इसके अतिरिक्त डैशबोर्ड पर विभिन्न समीक्षात्मक सूचनाएं व् नवीनतम निर्देश भी देखे जा सकते है| • यह वर्किंग बोर्ड नहीं है अर्थात यहाँ दिख रहे संदर्भो पर कार्यवाही यहाँ से नहीं की जा सकती हैं | कार्यवाही हेतु बायीं ओर काली पट्टी पर दिए गये विभिन्न मेनू विकल्पों का प्रयोग करें|

• प्रणाली में प्राप्त सन्दर्भ पर कार्यवाही हेतु बायीं ओर काली पट्टी पर विभिन्न मेनू आप्शन दिए गए हैं, इसी को वर्किंग बोर्ड कहते हैं|

जनसुनवाई प्रणाली में सन्दर्भ के पंजीकृत होने पर प्रणाली द्वारा उस सन्दर्भ हेतु चौदह अंको की एक विशिष्ट संख्या आवंटित की जाती है, जो सन्दर्भ संख्या कहलाती है। यह सन्दर्भ संख्या महत्वपूर्ण होती है, इसका प्रयोग करके किसी भी समय उस सन्दर्भ की निस्तारण स्थिति को प्रणाली में ज्ञात किया जा सकता है|

प्रदेश में पहली बार आम-जन को अपनी शिकायतों को ऑनलाइन दर्ज करने की सुविधा इस प्रणाली के माध्यम से दी गयी है| जनता द्वारा इस सुविधा का प्रयोग करके दर्ज किये गये संदर्भो/ शिकायतों को ऑनलाइन सन्दर्भ कहते हैं।

पी0जी0 पोर्टल सन्दर्भ वह सन्दर्भ होते है जो भारत सरकार द्वारा राज्य सरकार को भेजे जाते हैं और राज्य सरकार द्वारा उन संदर्भो को विभिन्न विभागों को प्रेषित कर उनका निस्तारण करवाया जाता है।

सन्दर्भ संख्या के प्रथम अकं से आप सन्दर्भ का श्रोत जान सकते हैं- ‘1’ मुख्यमंत्री सन्दर्भ, ‘2’ जिलाधिकारी सन्दर्भ , ‘3’ तहसील दिवस सन्दर्भ, ‘4’ ऑनलाइन सन्दर्भ, ‘5’ CSC/लोकवाणी सन्दर्भ एवं ‘6’ PG पोर्टल सन्दर्भ उदहारण स्वरुप - 11166160021769 मुख्यमंत्री सन्दर्भ है और 40018316000393 ऑनलाइन सन्दर्भ है|

• ‘आख्या’ श्रेणी का अर्थ यह है कि प्रेषक अधिकारी ने सन्दर्भ पर आपसे आख्या (रिपोर्ट) मांगी है| आख्या सन्दर्भ आपके खाते से तभी निस्तारित होंगे, जब आप द्वारा अंकित /अपलोड की गयी आख्या को उच्च स्तर से अनुमोदन प्राप्त हो जाएगा| आख्या श्रेणी का सन्दर्भ सभी यूजर के खाते से अंतिम रूप से तभी निस्तारित होंगे , जब अंकित /अपलोड की गयी आख्या को प्रथम आदेशकर्ता अधिकारी स्तर से अनुमोदन प्राप्त हो जाएगा|
• ‘अंतरित ’ श्रेणी का यह है कि प्रेषक ने आख्या की अपेक्षा नही की है, आपके या आपके अधीनस्थ कार्यालय द्वारा सन्दर्भ की निस्तारण आख्या /टिप्पणी अंकित करते ही सन्दर्भ समस्त स्तरों से निस्तारित हो जाएगा|
• मुख्यमंत्री सन्दभों में आख्या का आशय है सक्षम स्तर से हस्ताक्षरित व् स्कैन्ड रिपोर्ट | अन्य सन्दभों यथा- ऑनलाइन, पी०जी०पोर्टल, तहसील दिवस अदि में आख्या सन्दभों में स्कैन्ड रिपोर्ट को अपलोड करना अनिवार्य नही है, आख्या को बॉक्स में टाइप करके अंकित करना भी पर्याप्त है|

लाल रंग के ‘कार्यालय से सम्बंधित नहीं’ बटन पर क्लिक करके वह सन्दर्भ प्रेषक को वापस भेजें|

•ऐसे सन्दर्भ जिनके संबध में कार्यवाही अधीनस्थ कार्यालय स्तर से की जानी है, वे सन्दर्भ ‘अधीनस्थ को प्रेषित करें’ बटन पर क्लिक करके भेजे जा सकते हैं|
• यदि कोई सन्दर्भ शासन स्तरीय कार्यालय में प्राप्त हुआ है, परन्तु सन्दर्भ का निस्तारण निदेशालय या जनपद स्तरीय कार्यालय से होना है, तो शासन स्तरीय नोडल अधिकारी ऐसे संदर्भो को निदेशालय या जनपदीय कार्यालय को सीधे ऑनलाइन ही मार्क करते हुए अग्रसारित करेंगे|
• इन संदर्भो का प्रिंट निकालने की आवश्यकता नहीं है|

दो प्रकार के सन्दर्भ -
1. जिनकी आख्या अधीनस्थ कार्यालय से मंगानी है|
2. जिनका निस्तारण अधीनस्थ कार्यालय द्वारा ही होना है|

अग्रसारण पेज पर एक से अधिक अधिकारियो को मार्क करने हेतु बटन दिया गया है जिसका नाम है- ‘अग्रसारित एवं अन्य अधिकारी को अग्रसारित’

• नहीं| मात्र वही सन्दर्भ कार्यालय स्तर पर लंबित किये जायेंगे सम्बन्ध में कायवाही आपके ही कार्यालय से की जानी है|
• उदहारण स्वरुप -यदि सन्दर्भ विभाग की नीति से संबंधित है, और इस सन्दर्भ में शासन स्तरीय कार्यालय को निदेशालय से कोई आख्या अपेक्षित न हो, तो ऐसे सन्दर्भ का जवाब शासन स्तरीय कार्यालय में ही बनेगा| अतः यह सन्दर्भ शासन स्तर के नोडल अधिकारी द्वारा अपने कार्यालय स्तर पर लंबित किया जायेगा |
•कार्यालय स्तर पर लंबित करने हेतु ‘कार्यालय स्तर पर लंबित करें’ बटन का उपयोग करें|
• कार्यालय स्तर पर सन्दर्भ को लंबित करने के उपरांत उसका प्रिंट निकलकर सक्षम अधिकारी से मार्क कराकर संबंधित अनुभाग/पटल को हार्ड कॉपी में भेजा जाएगा|
• संबंधित अनुभाग/पटल इस सन्दर्भ पर कार्यवाही करने के उपरांत अनुमोदित आख्या नोडल अधिकारी को उपलब्ध करायेंगे, जिसे नोडल अधिकारी द्वारा प्रणाली में अपलोड किया जाएगा|

• जिन सन्दभों पर आपको अपने अधीनस्थ कार्यालय से आख्या चाहिए , उनको ही आप आख्या श्रेणी में अग्रसारित करें| अग्रसारण के उपरांत जब अधीनस्थ कार्यालय से आख्या प्राप्त होगी, तब उसे आपको अनुमोदित करना होगा, तभी वह अधीनस्थ कार्यालय के स्तर पर निस्तारित हो जायेगी|
• शेष अन्य को आप ‘अंतरित श्रेणी’ में अग्रसारित करें|

उच्च स्तर से प्राप्त आख्या सन्दभों की श्रेणी परिवर्तित नहीं की जा सकती है, जबकि अंतरित सन्दभों की श्रेणी आप अपनी आवश्यकतानुसार बदल सकते है|

प्रिंट करने हेतु सबसे पहले 14 अंको की सन्दर्भ संख्या पर क्लिक करें| सन्दर्भ का विस्तृत विवरण पॉप-अप विंडो में खुल जाएगा| जिसे आप "प्रिंट करो" बटन का उपयोग करके प्रिंट कर सकते है विस्तृत विवरण में नीचे की ओर "संलग्नक देखे" का बटन भी है, जहाँ से आप संलग्नक को देख और प्रिंट कर सकते हैं|

नहीं, समस्त सन्दभों का प्रिंट निकालना आवश्यक नहीं है| मात्र कार्यालय स्तर पर कार्यवाही किये जाने वाले सन्दभों को ही प्रिंट करके उन पर आदेश प्राप्त कर कार्यवाही की जानी है|

• कार्यालय स्तर पर लंबित संदर्भो का प्रिंट निकाले |
• उस प्रिंट का सक्षम स्तर से आदेश प्राप्त करें|
• सन्दर्भ जिसको मार्क किया गया है, उस अधिकारी/सेक्शन /पटल की प्रविष्टी प्रणाली में ‘कार्यालय स्तर पर लंबित सन्दर्भ ’ आप्शन में की जायेगी| कौन-कौन से सन्दर्भ कब और किस अधिकारी/सेक्शन /पटल को भेजे गए हैं, यह सूचना आप ‘रिपोर्ट्स ’ आप्शन से प्राप्त कर सकते हैं|

• सन्दर्भ को पहले कार्यालय स्तर पर लंबित करें|
• लंबित करने के बाद ‘कार्यालय स्तर पर लंबित सन्दर्भ ’ ऑप्शन में जाये |
• सन्दर्भ के समक्ष ‘आख्या डालें’ बटन पर क्लिक करके आख्या भर दें।

हिंदी में|

हिंदी में लिखने हेतु यूनिकोड मंगल फॉण्ट या गूगल हिंदी इनपुट टूल का प्रयोग करें|

अधीनस्थ कार्यालय द्वारा आख्या प्रेषित किये जाने पर वह आख्या आपके ‘अधीनस्थ से आख्या प्राप्त, परन्तु अनुमोदन हेतु लंबित ’ आप्शन में प्राप्त होगी| . अधीनस्थ द्वारा प्रेषित आख्या आपको ऑनलाइन ही प्राप्त होगी, हार्ड कॉपी में आख्या भेजने/मंगाने की आवश्यकता अब नहीं होगी|

चार विकल्प हैं-
1. प्राप्त आख्या से सहमति की दशा में उसको अनुमोदित करें|
2. आख्या से सहमत न होने पर आपत्ति के साथ वापस कर दें|
3. अग्रेतर कार्यवाही हेतु आख्या को अपने कार्यालय पर लंबित करें|
4. अग्रेतर कायावाही हेतु अन्य अधीनस्थ कार्यालय को प्रेषित करें |

नहीं। मात्र उन्ही संदर्भो की आख्या आपके कार्यालय स्तर से भरी जायेगी जिनकी आख्या आपके कार्यालय में तैयार की गयी है|

• कार्यालय स्तर पर सन्दर्भ लंबित करने के पश्चात संबंधित पटल सहायक द्वारा प्रकरण में जो कार्यवाही की गयी है, उसकी आख्या भरने हेतु पहले ‘कार्यालय स्तर पर लंबित सन्दर्भ ’ आप्शन में जाये |
• सन्दर्भ के समक्ष ‘आख्या डालें’ बटन पर क्लिक करके आख्या प्रविष्टि /अपलोड कर दें।

नहीं। मात्र आख्या श्रेणी के मुख्यमंत्री संदर्भो में सक्षम स्तर से हस्ताक्षरित व् स्कैन्ड आख्या/रिपोर्ट को स्कैन-अपलोड किया जाना अनिवार्य हैं |

हॉं । कई पेजों को एक साथ pdf फाइल में स्कैन करके |

500 के0वी0।

• आख्या को स्कैन करते समय स्कैनर की सेटिंग्स में B/W चुनें, इसके अतिरिक्त फाइल की रिजुलेसन (DPI) को न्यूनतम पर सेट करें|
• आप पिक्चर फाइल्स को Microsoft Office Picture Manager में खोलकर उनकी साइज़ कम कर सकते हैं|

• यदि वह अधिकारी आपके ही कार्यालय में तैनात है, तो आख्या को कार्यालय स्तर पर लंबित करने के पश्चात् उसका प्रिंट लेकर उस अधिकारी से पत्रावली पर मंतव्य प्राप्त किया जाएगा|
• यदि वह अधिकारी आपके किसी अन्य अधीनस्थ कार्यालय में तैनात है, तो प्राप्त आख्या को अन्य अधीनस्थ कार्यालय को प्रेषित करें|

• अग्रेतर कार्यवाही हेतु आख्या को अपने कार्यालय पर लंबित करें|
• कार्यालय स्तर पर लंबित आख्या के साथ सन्दर्भ का प्रिंट निकाले |
• उस प्रिंट पर सक्षम स्तर से आदेश प्राप्त करें|
• आख्या जिसको मार्क की गयी है, उस अधिकारी/सेक्शन /पटल की प्रविष्टि प्रणाली में ‘कार्यालय स्तर पर लंबित आख्या’ आप्शन में की जायेगी|
• तदोपरांत संबंधित अधिकारी/सेक्शन /पटल द्वारा उस आख्या का व्यवहरण पत्रावली पर किया जाएगा|
• पत्रावली पर लिए गए अंतिम निर्णय को प्रणाली में दर्ज किया जाएगा|

नहीं। मात्र प्राप्त आख्या श्रेणी सन्दभों में अधीनस्थ से प्राप्त आख्या से सहमति की दशा में उसको अनुमोदित करें|

अंतरित श्रेणी के सन्दर्भ में किसी भी स्तर से आख्या/रिपोर्ट को अंकित करने पर वह सन्दर्भ समस्त स्तरों से निस्तारित हो जाएगा|

वर्किंग बोर्ड में (बायीं ओर काली पट्टी पर) ‘आख्या अपलोड हेतु दिनांक 20 फ़रवरी 2016 से पूर्व के मुख्यमंत्री सन्दर्भ ’ का आप्शन दिया गया है |

• बाईं ओर स्थित वर्किंग बोर्ड में ‘सन्दर्भ खोंजे ’ आप्शन पर क्लिक करें|
• तत्पश्चात खुले पेज के बॉक्स में 14 अंक वाली सन्दर्भ संख्या को डालकर आप सन्दर्भ खोज सकते है।
• तदोपरांत प्रकट हुए सन्दर्भ के अग्रसारण प्रवाह को देखकर उस सन्दर्भ को संबंधित मेनू आप्शन में भी खोजा जा सकता है ताकि उसपर अग्रेतर कार्यवाही की जा सके|

• बाईं ओर स्थित वर्किंग बोर्ड में ‘रिपोर्ट ’ आप्शन पर क्लिक करके विभिन्न प्रकार की रिपोर्ट्स निकाली जा सकती हैं
• डैशबोर्ड से भी रिपोर्ट्स निकाली जा सकती हैं|

• हाँ क्यूंकि प्रणाली संबंधी ईमेल एवं SMS प्रोफाइल में अंकित सूचनाओं के अनुसार भेजे जायेंगे |
• इसके अतिरिक्त पासवर्ड भूलने या रिसेट करने पर OTP (वन-टाइम-पासवर्ड ) इन्ही नंबरों पर प्राप्त होगा |

•भरा जाएगा |
• ऐसी स्थिति में दोनों स्थानों पर समान विवरण अनिवार्य रूप से अंकित अवश्य किया जाए|

जैसे कार्यालय में प्रतिदिन डाक मार्क की जाती है, उसी भांति इस प्रणाली के माध्यम से प्राप्त हो रही डाक (सन्दर्भ ) पर कार्यवाही हेतु इस प्रणाली पर प्रतिदिन लॉग-इन किया जाना अपेक्षित है|

• ईमेल jansunwai-up@gov.in एवं jansunwaiup2016@gmail.com पर समस्या का विवरण भेजें| ईमेल में विभाग /कार्यालय का नाम, नोडल अधिकारी का संपर्क सूत्र अवश्य अंकित करें|
• मुख्यमंत्री कार्यालय के भूतल पर स्थित लोक शिकायत अनुभाग-5 में जनसुनवाई IGRS-सेल से संपर्क करें।